Preparamos uma sugestão de roteiro completo para que você siga ao planejar sua convenção de vendas

Planejar um evento nem sempre é tarefa fácil. Dependendo da dimensão que ele tiver, pequenos detalhes podem passar desapercebidos no momento da organização. Mesmo se for algo anual, como algumas empresas fazem para suas equipes comerciais, é importante seguir um roteiro de convenção de vendas para garantir que nada ficou de lado.

Para uma empresa, o encontro anual da equipe de vendas é um marco importantíssimo e esperado para reafirmar as conquistas do ano e traçar novas metas para o período seguinte. Exatamente por isso, todos querem que o evento seja lembrado como um sucesso para que a expectativa para o próximo seja grande. Para auxiliar no processo de planejamento, preparamos um roteiro de convenção de vendas completo.

FASE INICIAL

Objetivo do evento:

1. Por que esse evento será feito?

2. O que se esperá dele?

3. Qual será sua duração?

4. Qual é a melhor época do ano para realizá-lo?

5. Qual será o tema da convenção de vendas?

Participantes:

1. Quantas pessoas irão à convenção de vendas?

2. Será necessário hospedagem?

3. Como será feita a locomoção até o local?

4. Outras áreas serão convidadas além da equipe de vendas?

Materiais:

1. Será produzido algum material de apoio?

2. Precisará de folders ou cartazes de divulgação/ e-mails markerting?

3. A criação e impressão dos materiais serão feitos internamente ou em uma gráfica?

4. Serão distribuídos brindes? Quais?

ESTRUTURA

Local:

1. Qual o tipo de lugar que acontecerá a convenção de vendas? (Hotel, clube, buffet, espaço de eventos).

2. Localização ideal – será perto da empresa? Em um local de eventos? Uma viagem de imersão?

Espaço:

1. O local oferece segurança?

2. Existe estacionamento no local? Será cobrado? Tem seguro? As pessoas irão de carro?

3. O local possui ar condicionado, ventiladores e/ou janelas?

4. Alugar equipamentos de audiovisual – projetores, microfones, cabines de tradução simultânea.

5. Cenografia personalizada – É o momento para pensar em algo criativo, pois terá grande destaque. É válido pensar em algo atraente, como tecidos tensionados com impressão de alta precisão.

6. A estrutura de sonorização, projetores, telões, equipamentos - a melhor opção é ter um fornecedor de confiança que acompanhe todo o processo, desde montagem, produção e desmontagem.

7. Configuração da plateia – em formato convencional, espinha de peixe, mesas com cinco ou seis participantes, em U.

Infraestrutura:

1. Banheiros masculinos, femininos e para portadores de deficiência física

2. Área para coffee-break

3. Área de fumantes

4. Acesso à internet

5. Gerador de energia

6. Tomadas suficientes para os equipamentos que serão usados

7. Acessibilidade para portadores de necessidades especiais

FORMAÇÃO

Data e horário:

1. Qual é o melhor período do ano? Preferência por que mês?

2. Observar calendários oficiais, feriados, comemorações públicas, finais de campeonato, shows internacionais nas redondezas, concorrência, disponibilidade de convidados importantes.

3. Levar em conta o tempo de transporte dos participantes (se houver) e a facilidade de acesso.

Operacional:

1. Montagem e equipe de organização

2. Quem é o responsável por cada função?

3. Haverá recepcionistas?

4. Será necessário fotógrafo para registrar o evento?

5. A equipe de limpeza será terceirizada ou o espaço oferece?

Alimentação:

1. Serão servidas quantas refeições ao longo do dia?

2. O cardápio atende pessoas com restrições alimentares?

3. Existem restaurantes e/ou comércios próximos?

4. Será buffet, food trucks ou restaurantes contratados?

Orçamento:

1. Qual a verba da empresa já direcionada à convenção de vendas?

2. O evento terá patrocinadores? Se sim, quais? Quem cuidará da captação?

3. Algum fornecedor pode se tornar um parceiro? Que benefício ele receberá em retorno?

4. Terão prêmios em dinheiro para os melhores vendedores? Se sim, esse dinheiro já está previsto no orçamento?

5. Viagens e outros tipos de prêmios serão oferecidos? Já foram contratados?

Documentação legal:

1. O local tem Alvarás Públicos – Prefeitura, Juizado de Menores, Bombeiros.

PROGRAMAÇÃO

Abertura:

1. Será uma palestra? Uma atividade?

2. Terá algum convidado especial?

3. Quanto tempo está previsto para isso?

Atividades:

1. Quem serão os palestrantes convidados?

2. Os treinamentos serão sobre quais assuntos?

3. Terá lançamento de novos produtos?

4. Quais são as metas para o próximo ano?

5. Terá premiação de campeões de vendas?

6. Qual é o tempo definido para cada atividade?

7. Terá um apresentador central para nortear o evento?

8. Encerramento: será um show, um happy hour, um churrasco? Outras áreas da empresa participarão? Terá algum convidado especial?

Seguindo esse roteiro de convenção de vendas, é possível garantir que o evento acontecerá como o desejado, aumentando as chances de sucesso absoluto. E lembre-se: a chave para uma boa convenção é planejar com antecedência para conseguir melhores prazos, valores e execução.