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Como escolher o espaço certo para um evento corporativo?

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Postado por Paulo Amorim - 22 Março, 2018

Como escolher o espaço certo para um evento corporativo?

Entre as várias decisões que precisam ser tomadas na organização de um evento, definir o local é um dos pontos principais.

Ter um ambiente agradável e bem localizado contribui não só para a adesão dos participantes, como também para o sucesso do evento. Por isso, existem alguns detalhes importantes a serem levados em consideração no momento de escolher um espaço para evento corporativo.

Entre tamanho, conforto, infraestrutura e orçamento, são muitos os pontos que precisam ser analisados com cautela no momento da decisão. Separamos algumas dicas para te auxiliar no escolha do espaço perfeito. Confira!

1. Orçamento

Todo evento corporativo tem um budget proposto pela empresa e vai ser ele o norte para a tomada de todas as decisões referentes à convenção. É importante saber dividir bem os valores para não acabar sem verba para um determinado item do seu roteiro de planejamento.

Escolher um espaço para evento corporativo pode demandar uma parcela considerável de seu orçamento. Há diversos tipos de salas de eventos dentro de hotéis e também espaços maiores preparados para receber um volume maior de pessoas. Analise as opções dentro do tamanho e perfil do seu público.

2. Tamanho do evento

O tamanho de uma convenção de vendas, por exemplo, está diretamente ligado ao tamanho da empresa; quanto maior for, mais membros a equipe de vendas terá. Assim, é importante analisar qual é a capacidade máxima do local.

Se seu evento for de pequeno, médio ou grande porte, o espaço terá que comportar a todos com conforto, além de oferecer espaços para interação e descontração. Também é importante avaliar se haverá a necessidade de ampliar ou diminuir o espaço caso o número de participantes oscile.

3. Segurança

A localização do espaço tem um fator importante neste item. É necessário analisar se a região ao redor tem alto índice de periculosidade, se é bem iluminada e se passará segurança aos participantes.

Além disso, o próprio espaço para o evento corporativo deverá oferecer segurança suficiente aos participantes. Desde uma equipe especializada, assim como saídas de emergência bem localizadas e sinalizadas, extintores de incêndio e local para um posto de enfermagem.

4. Acessibilidade

É muito importante que seu evento seja realizado num local de fácil acesso caso você não tenha planejado um traslado que sairá da empresa direto para a convenção. Ser próximo de metrô, trens e numa região com uma grande oferta de linhas de ônibus e pontos de táxi é mais um ponto positivo para a avaliação.

Da mesma forma, o próprio espaço deve oferecer acessibilidade a pessoas com deficiência, como rampas, elevadores especializados, banheiros adaptados, etc.

5. Banheiros

Ao visitar um espaço antes da contratação, é importante verificar se os banheiros estão em boas condições de uso e se atenderão confortavelmente o tamanho de seu público. Convenções de venda, normalmente, têm janelas curtas de tempo para uso dos sanitários e, por isso, evitar filas é bastante importante.

Da mesma forma, cheque se a equipe de limpeza já estará inclusa no orçamento. Chegar ao final do evento com os sanitários sujos pode deixar uma má impressão no seu convidado.

6. Alimentação

É importante checar se as condições da cozinha são suficientes para manipular os alimentos que serão oferecidos durante a festa. Desde utensílios solicitados pelo buffet, assim como fornecimento de gás, água potável e refrigeração. É possível que alguns locais já ofereçam esse serviço internamente, podendo ser contratado a parte.

Caso não seja oferecido almoço, verifique se existem opções suficientes de restaurantes, bares e padarias próximos.

7. Acústica

A parte acústica é extremamente importante numa convenção de vendas. Além de definir o tipo certo de microfone, caixas de som e equipamentos de tradução simultânea, se forem necessários, é preciso verificar se o ambiente possui uma boa sonorização.

Para locais fechados, é bom verificar a necessidade de isolamento acústico, além de haver ou não estrutura para facilidade para passagem de cabos de som e entrada de equipamentos e sistema de sonorização.

8. Palco

Uma convenção de vendas, normalmente, possui diversas palestras com convidados especiais. Por isso, é preciso dar importância ao palco, onde todas as apresentações acontecerão.

Verifique se o espaço para evento corporativo atende às necessidades exigidas para  montagem: dimensões mínimas, altura, suportes para cenário, iluminação e sistema de som. Confira também a quantidade de tomadas, a voltagem (110v ou 220v), cabos, localização de interruptores, transformadores e equipamentos de segurança.

Dando atenção a esses detalhes, com certeza ficará mais fácil escolher o seu espaço para evento corporativo. Com um planejamento estruturado, ficará muito mais fácil preparar sua convenção e garantir o conforto de todos e o sucesso do evento.

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