A receita para um evento de sucesso é bastante simples: um planejamento impecável. Para te ajudar nessa função, já preparamos um roteiro para elaborar uma convenção de vendas e  garantir que tudo saia como planejado e de acordo com as suas expectativas. Pensando em facilitar ainda mais a sua organização, resolvemos montar um checklist eficiente para eventos corporativos.

O checklist é uma ferramenta bastante utilizada por organizadores para garantir que todas as tarefas e atividades sejam realizadas sem que nada fique para trás. Mas, antes de segui-lo, é importante ter esclarecido quais são seus objetivos principais com a realização do seu evento corporativo e já tenha em mente quantas pessoas participarão dele.

Confira a lista e deixe seu planejamento ainda mais simples e eficiente:

1- Preparativos iniciais:

• Definição da verba
• Quantidade de participantes
• Datas possíveis
• Definição do tema

2- Escolhendo o espaço

• Definir o formato do evento
• Visitas aos locais selecionados para verificar:

- Limpeza e arrumação geral do local
- Iluminação (quadro de luz)
- Banheiros e materiais de higiene
- Mesa/balcão e cadeira para recepção
- Espaço para copa/cozinha de apoio
- Espaço e mesa para coquetel/coffee break
- Cestos de lixo
- Refrigeração local

• Avaliação de prós e contras de cada local visitado
• Definição do local para realização do evento
• Contratação do espaço

3- Preparação do evento

• Definir uma lista de possíveis palestrantes e atrações
• Preparar o convite
• Definir forma de distribuição dos convites (e-mail ou presencial)
• Definir estratégia de divulgação do evento. Pensar em:

- Banners
- E-mail marketing

• Produção de materiais de apoio:   

- Vídeo de abertura
- Materiais gráficos
- Kit do participante
- Brindes

• Definir cenografia
• Preparar cronograma do evento
• Escolher equipe responsável pela sonorização
• Escolher equipe responsável pela iluminação
• Definir empresa de aluguel de equipamentos

- Projetores
- Telas
- Microfones
-  Aparelhos de tradução simultânea